La facturation électronique, une transformation à anticiper (Caisse d’Épargne LR)
TPE, PME, ETI : il ne faut plus attendre pour préparer le passage à la facturation électronique, effectif dès le 1er septembre prochain. Cette étape est une opportunité pour la productivité des entreprises et la traçabilité des flux comptables. Les Indiscrétions font le point avec Olivia Egger, directrice du développement BDR (Banque de Développement Régional) à la Caisse d’Épargne Languedoc-Roussillon (CELR).
Préparer dès maintenant le passage à la facturation électronique : c’est le conseil de la Caisse d’Épargne Languedoc-Roussillon (CELR) aux dirigeants et responsables administratifs et financiers des TPE, PME et ETI d’Occitanie. « Toutes les entreprises, de toutes tailles, doivent être en capacité, dès le 1er septembre 2026, de recevoir des factures électroniques, souligne Olivia Egger, directrice du développement BDR (Banque de Développement Régional) à la Caisse d’Épargne Languedoc-Roussillon (CELR). Le sujet doit donc être embarqué par tous, dès maintenant, car il nécessite une conduite du changement en interne. Il s’agit d’assurer une continuité de service sur un poste-clé dans l’activité des entreprises. »
La phase d’émission des factures est, elle, échelonnée dès septembre pour les ETI et grands groupes, puis à partir du 1er septembre 2027 pour les microentrepreneurs, TPE et PME.
Gains de la facturation électronique. Cette étape est certes un changement… mais un changement positif et profitable pour les entreprises. Conçue pour lutter contre la fraude à la TVA, la facturation électronique va apporter des transformations positives au sein des entreprises. « Aujourd’hui, la facturation représente encore beaucoup de papier, avec des risques de déperdition de données ou d’erreurs. La e-facturation va permettre de gagner en productivité et en transparence », détaille l’experte.
Au-delà de la seule digitalisation, la facturation électronique représente un outil de pilotage des entreprises. «Les dirigeants auront une vision plus fine et plus rapide de l’évolution de leur activité. Ils auront accès en temps réel à des flux fiables de facturation, pourront identifier des retards de paiement, vérifier la solvabilité de leurs clients… En ce sens, c’est un gain en termes de performance », souligne Olivia Egger.
Autre avantage, une limitation considérable du risque d’erreur, «car il n’y aura pas besoin de ressaisir dans le logiciel des factures déjà émises. Tout sera chaîné, automatisé. Le gain est d’autant plus élevé que le volume de factures est important. »
Par ailleurs, la e-facturation « facilitera les déclarations fiscales, car les agrégateurs sont structurés pour répondre favorablement aux normes de l’administration fiscale. En cas de contrôle fiscal, portant notamment sur la TVA, tout sera beaucoup plus simple », indique-t-elle.
Identifier dès maintenant les flux de facturation en interne. Son conseil pour préparer le terrain : identifier, dans son entreprise, qui émet les factures, pour habiliter les personnes au nouvel outil qui sera mis en place. « Dès maintenant, il faut formaliser les flux de facturation et les cartographier. Chaque entreprise a sa propre gestion. Certaines comptent plusieurs émetteurs de factures, pour d’autres, c’est une seule personne. » Cet audit interne peut aussi être l’occasion de revoir les processus, par exemple pour centraliser certaines opérations.
Accompagnement sur mesure de la Caisse d’Épargne Languedoc-Roussillon. Avec son partenaire agréé PULCEO (infos accessibles en cliquant ici), agrégateur de comptes qui permet de gérer la trésorerie et les flux de factures, la CELR et ses experts accompagnent les dirigeants dans cette transformation. « Nous mettons à plat le process existant – logiciels d’émission et d’encodage de factures… -, écoutons les souhaits des dirigeants et proposons des préconisations d’organisation », précise Olivia Egger. Le but étant d’aider à y voir clair, pour offrir une solution adaptée, qui ne soit ni sous-dimensionnée ni surdimensionnée.
« Encore un peu de retard ». Si les TPE et PME « connaissent le sujet, elles ne se sont pas encore pleinement penchées dessus. Or, il faut acculturer les services concernés, car ils vont vivre un changement de cap. Tout cela s’anticipe dès maintenant, d’autant plus que l’été va vite arriver », insiste Olivia Egger.
À savoir !
La Caisse d’Epargne Languedoc-Roussillon répond aux besoins de tous ses clients Entreprises en proposant deux solutions : PULCEO, agrégateur de comptes multi-banques et multicomptes et son module E-Factures (accessible en cliquant là) ou le service Gestion de factures directement intégré dans son interface de Banque à distance (accessible en cliquant ici). Avec une offre découverte de trois mois, jusqu’au 1er septembre prochain. Ces solutions permettent de tout regrouper en une seule solution digitale : gestion des devis, gestion des factures, gestion des flux bancaires, ajout de pièces jointes…
Matinée d’échange, le 24 mars à Nîmes : ce qu’il faut en retenir. En partenariat avec le MEDEF Gard, la CELR a convié le 24 mars à Nîmes une trentaine de chefs d’entreprises et de directeurs administratifs et financiers à une matinée d’information et d’échanges sur la facturation électronique (post à lire ici). PKF Arsilon a abordé la partie réglementaire, à travers une présentation technique qui a pu éclairer l’auditoire. « Nous avons reçu des entreprises de toute taille, depuis la TPE jusqu’à l’ETI pesant 150 M€. C’est clairement un sujet d’actualité. Beaucoup de clients n’ont pas tous recherché une solution de facturation électronique, la plupart s’interroge encore beaucoup. Le MEDEF Gard l’abordera d’ailleurs lors de son événement Place à l’Entreprise (le 18 juin au H2 Centre des Congrès de Nîmes, note) », indique Aurélia Vilhet, directrice du centre d’affaires Gard-Lozère.
Parmi les questions, des sujets très concrets : « L’outil peut-il gérer une facture de 200 pages ? » ; « Peut-il traiter des factures avec des RIB étrangers ? »
N’attendez pas ! Le rappel des sanctions encourues.
Les PME/TPE, en cas de non-utilisation d’une plateforme agréée pour la réception des factures électroniques, s’exposent à une amende de 500 €, à l’expiration d’un premier délai de trois mois. La persistance donne lieu à une amende de 1.000 € à l’expiration d’un second délai de trois mois. Puis, une nouvelle amende de 1.000 € est encourue après chaque période de trois mois au terme de laquelle l’administration, après une mise en demeure infructueuse, constate la persistance de la méconnaissance de l’obligation.
Combien d’acteurs ? Entre 130 et 150 plateformes existent à ce jour, mais seulement 30 % des acteurs seront conservés. Il est donc utile de s’appuyer sur des interlocuteurs fiables et identifiés, comme la Caisse d’Epargne Languedoc-Roussillon.